Aufgaben erledigen und Nachweise

Nach dem Start arbeiten Sie die Halte der Reihe nach ab. Für jede Aufgabe halten Sie in der App fest, dass sie erledigt ist – je nach Aufgabe mit einem einzigen Tipp oder mit einem Nachweis aus Fotos, Zahlen und Text. Das Büro sieht den Fortschritt, sobald Ihre Einträge übertragen sind.

Für wen ist diese Seite?

Für den Einsatzleiter eines gestarteten Einsatzes (siehe Tag starten). Vor dem Start sehen Sie die Aufgaben schon, aber noch ohne Knöpfe. Ihre Kollegen sehen die Aufgaben nur zum Lesen.

Die wichtigsten Begriffe

• Halt: ein Ort, den Sie im Einsatz anfahren – ein ganzes Objekt (zum Beispiel eine Grünanlage oder ein Straßenabschnitt) oder ein einzelner Baum. Die Halte sind in der geplanten Reihenfolge nummeriert.
• Aufgabe: eine Arbeit an einem Baum oder Objekt, zum Beispiel „Wässern“ an Baum 3 in der Weitlingstraße.
• Nachweis: was Sie zu einer Aufgabe festhalten – Fotos, Zahlen wie die Wassermenge und Text. Was verlangt wird, legt das Büro im Nachweisformular der jeweiligen Leistung fest.

Weitere Begriffe finden Sie im Glossar.

Zum nächsten Halt

Auf der Einsatzseite zeigt die Karte „Nächster Halt“ unter der Tageskarte, wohin es als Nächstes geht: den ersten Halt in der geplanten Reihenfolge, an dem noch etwas zu tun ist. Halte, deren offene Aufgaben alle gesperrt sind, überspringt sie. In der Liste der Halte ist der nächste Halt grün umrandet.

1. Tippen Sie in der Karte „Nächster Halt“ auf „Navigation starten“. Die Karten-App Ihres Telefons öffnet sich mit dem Halt als Ziel – auf dem iPhone Apple Karten, auf Android Ihre Standard-Karten-App.

   

2. Am Halt angekommen, tippen Sie auf die Karte „Nächster Halt“ oder in der Liste „Halte“ auf den Halt. Die Seite des Halts öffnet sich; oben steht zum Beispiel „E-2026-0015 · Halt 2“.

Auf der Seite des Halts finden Sie die Nummer und den Ort mit „Objekt“ oder „Baum“, die Adresse, „Hinweis“ und „Notizen“ zum Ort, „Navigation starten“, die Knöpfe „Meldung erfassen“ und „Position vorschlagen“ (siehe Meldungen und Position vorschlagen) und darunter alle Aufgaben dieses Halts.

Sie müssen nicht auf die Seite des Halts wechseln: Dieselben Aufgaben mit denselben Knöpfen stehen auch in der Liste auf der Einsatzseite.

Was eine Aufgabe zeigt

• die Leistung, zum Beispiel „Bewässerung“, und ihren Status: „in Arbeit“ bis zur Erledigung, dann „erledigt“
• den Baum, wenn die Aufgabe an einem Baum des Objekts liegt
• die Beschreibung der Leistung – lange Texte klappen Sie mit „mehr“ auf – und Notizen des Büros zur Aufgabe
• „Fehlt: …“ – welche Pflichtangaben des Nachweises noch fehlen
• Ihre Knöpfe „Erledigt“, „Nachweis erfassen“ und „Meldung erfassen“
• in Rot „blockiert“, wenn eine Meldung die Arbeit an diesem Ort sperrt (siehe unten)
• „Abhilfe für M-…“ mit der Meldung darunter, wenn das Büro die Aufgabe als Abhilfe für eine Meldung angelegt hat (siehe unten)

Drei Arten von Aufgaben

Ohne Nachweisformular

Für die Leistung ist nichts festzuhalten. Sie tippen einmal auf „Erledigt“ – fertig.

Mit Pflichtangaben

Das Formular verlangt Fotos oder Werte. Sie tippen auf „Nachweis erfassen“, füllen das Formular aus und tippen dort auf „Erledigt“.

Nur freiwillige Angaben

Nichts ist Pflicht. Sie sehen beide Knöpfe: „Erledigt“ für einen Tipp und „Nachweis erfassen“, wenn Sie trotzdem etwas festhalten möchten.

Eine Aufgabe mit einem Tipp erledigen

1. Tippen Sie bei der Aufgabe auf „Erledigt“.

2. Die Aufgabe steht sofort auf „erledigt“. Bis der Eintrag übertragen ist, steht daneben „wird übertragen“.

Es gibt keine Rückfrage und kein Rückgängig. Tippen Sie also erst, wenn die Arbeit wirklich getan ist.

Die App speichert dabei die Uhrzeit und Ihren Standort. Hat das Telefon gerade keinen aktuellen Standort, steht „Kein Standort – ohne Standort gespeichert.“ Die Aufgabe ist trotzdem erledigt.

Einen Nachweis erfassen

1. Tippen Sie bei der Aufgabe auf „Nachweis erfassen“. Das Formular öffnet sich: oben Halt, Baum und Leistung, darunter die Angaben in der Reihenfolge des Formulars. „Pflicht“ steht bei allem, was ausgefüllt sein muss. Unter einer Angabe steht oft ein Hinweis des Büros, zum Beispiel „in der Regel 100 l“.

2. Fotos: Tippen Sie auf „Foto aufnehmen“. Die Kamera öffnet sich. Nehmen Sie das Foto auf und bestätigen Sie es. Kurz steht „Foto wird verarbeitet …“, dann sehen Sie das Foto als Vorschau. Pro Angabe gibt es ein Foto; mit „Neu aufnehmen“ ersetzen Sie es.

3. Zahlen: Tragen Sie den Wert ein, zum Beispiel die Wassermenge. Die Einheit steht daneben. Komma und Punkt sind beide erlaubt. Bei einer ungültigen Eingabe steht „Keine gültige Zahl“.

4. Text: Schreiben Sie kurz, was wichtig ist.

5. „Ausgeführt von“: Hier sind alle Mitarbeiter des Tages angehakt. Nehmen Sie den Haken bei allen heraus, die an dieser Aufgabe nicht mitgearbeitet haben. Einer bleibt immer angehakt.

   

6. Solange etwas Pflichtiges fehlt, steht unten „Fehlt: …“, und „Erledigt“ ist grau. Ist alles da, tippen Sie auf „Erledigt“. Die App kehrt zurück, und die Aufgabe steht auf „erledigt“.

Zwischendurch unterbrechen

Sie müssen ein Formular nicht in einem Zug ausfüllen. Alles, was Sie eingeben, speichert die App sofort auf dem Telefon.

• Gehen Sie mit dem Pfeil oben links zurück, wird Ihr Zwischenstand gesendet. Die Aufgabe bleibt offen, und das Büro sieht schon, was da ist. Später tippen Sie wieder auf „Nachweis erfassen“ und machen weiter.
• Geht das Telefon aus oder wird die App geschlossen, gehen Ihre Eingaben nicht verloren: Beim nächsten Öffnen der App werden sie als Zwischenstand gesendet.
• Öffnet sich die App nach dem Fotografieren neu (das kommt auf dem iPhone vor, wenn der Speicher knapp ist), stehen Ihre Eingaben wieder im Formular.

Werte ändern

Einen gespeicherten Wert können Sie überschreiben, aber nicht löschen: Leeren Sie ein Feld, erscheint der bisherige Wert wieder, sobald Sie das Feld verlassen.

Gut zu wissen über Fotos

• Die App verkleinert jedes Foto, bevor es gesendet wird. Das spart Datenvolumen und Zeit.
• Zu jedem Foto speichert die App, wann und wo es aufgenommen wurde.
• Ihre eigenen Fotos sehen Sie weiter als Vorschau. Fotos, die auf einem anderen Telefon aufgenommen wurden, zeigt die App als „Foto vorhanden“.
• Im Formular fotografieren Sie immer mit der Kamera. Ein Foto aus der Galerie des Telefons reichen Sie über Fotos nachreichen ein.

„Speicher voll“

Steht im Formular „Speicher voll. Neue Fotos erst nach der Übertragung – bitte mit dem Internet verbinden.“, ist der Speicher des Telefons voll. Zahlen und Text können Sie weiter eintragen. Sobald die Fotos übertragen sind, geht auch die Kamera wieder. Mehr dazu unter Probleme lösen.

Eine erledigte Aufgabe korrigieren

Solange der Einsatz gestartet ist, können Sie eine erledigte Aufgabe ergänzen oder korrigieren, zum Beispiel mit einem besseren Foto:

1. Tippen Sie bei der erledigten Aufgabe auf „Nachweis erfassen“.

2. Ändern Sie die Angabe oder nehmen Sie das Foto neu auf.

3. Tippen Sie auf „Speichern“ – bei einer erledigten Aufgabe steht dieser Knopf statt „Erledigt“.

Die Aufgabe bleibt erledigt. Der frühere Nachweis wird nicht gelöscht; das Büro sieht beide.

Nach dem Tagesabschluss geht das auf dem Telefon nicht mehr. Fehlende Fotos reichen Sie dann über Fotos nachreichen ein; für alles andere wenden Sie sich an das Büro.

Gesperrte Aufgaben

Steht bei einer Aufgabe in Rot „blockiert“, sperrt eine Meldung die Arbeit an diesem Ort – zum Beispiel, weil der Zugang versperrt ist. Darunter steht die Meldung mit Nummer (zum Beispiel M-2026-001), Grund, Status, Text und dem Zeitpunkt der Meldung, darunter die Kommentare des Büros mit Name und Uhrzeit – etwa, was das Büro schon veranlasst hat. Das Foto der Meldung zeigt die App nicht.

• Eine gesperrte Aufgabe können Sie nicht erledigen. Der Knopf „Erledigt“ fehlt oder ist grau.
• Im Formular können Sie trotzdem Fotos und Werte erfassen. Sie werden gespeichert, wenn Sie das Formular verlassen.
• Was Sie vor der Meldung erledigt haben, bleibt gültig – auch wenn es erst später übertragen wird.
• Die Sperre endet, wenn das Büro die Meldung erledigt hat. Sobald Ihre App den neuen Stand geladen hat, ist die Aufgabe wieder frei.

Mehr dazu unter Meldungen und Position vorschlagen.

Abhilfe-Aufgaben

Manche Aufgaben legt das Büro an, um das Problem einer Meldung zu beheben – zum Beispiel einen Rückschnitt, weil ein abgebrochener Ast über dem Radweg hängt. Bei so einer Aufgabe steht „Abhilfe für M-2026-005“ und darunter die Meldung: Nummer, Grund, Status, Text, wann sie gemeldet wurde, und die Kommentare des Büros. So wissen Sie vor Ort, worum es geht.

• Sie erledigen die Aufgabe wie jede andere. Die Meldung, zu der sie die Abhilfe ist, sperrt sie nicht – auch wenn diese Meldung die übrigen Aufgaben an diesem Ort sperrt.
• Hat das Büro die Meldung schon gelöst, steht sie weiter da, dann mit „gelöst“.
• Ist die Abhilfe-Aufgabe erledigt oder storniert, verschwindet die Meldung dort, sobald die App den neuen Stand geladen hat.
• Die Meldung selbst bearbeitet und erledigt nur das Büro.

Hinweise unter einer Aufgabe

Nach dem Senden prüft einsatz.ai jeden Eintrag. Ist etwas anders gelaufen als gedacht, steht unter der Aufgabe ein gelber Hinweis mit „OK“. Ihr Nachweis ist in jedem Fall gespeichert – der Hinweis sagt nur, warum die Aufgabe (noch) nicht erledigt ist. Zum Beispiel:

• „Nachweis gespeichert – Aufgabe nicht erledigt. Es fehlt: …“ – ergänzen Sie das Fehlende und tippen Sie noch einmal auf „Erledigt“.
• „Foto nicht angenommen – bitte neu aufnehmen.“ – nehmen Sie das Foto neu auf und tippen Sie noch einmal auf „Erledigt“.
• „Nachweis gespeichert – die Aufgabe wurde storniert.“ – das Büro hat die Aufgabe inzwischen storniert.

Tippen Sie nach dem Lesen auf „OK“. Hinweise, die mit „Noch nicht übertragen“ beginnen, haben kein „OK“: Der Eintrag wartet noch auf dem Telefon, und der Hinweis verschwindet, sobald er gesendet ist. Graue Hinweise, die nur informieren – etwa „Aufgabe war bereits erledigt – Nachweis zusätzlich gespeichert.“ –, verschwinden von selbst. Alle Hinweise stehen auch unter „Mehr“ im Abschnitt „Synchronisierung“. Weitere Hinweise und was sie bedeuten: Probleme lösen.

Häufige Fragen

Muss ich beim Erledigen direkt am Baum stehen?

Die App warnt nicht, wenn Sie weiter weg sind. Sie speichert aber bei jedem Nachweis und jedem Foto den Standort als Beleg.

Ich habe aus Versehen auf „Erledigt“ getippt

Das lässt sich in der App nicht zurücknehmen. Sagen Sie dem Büro Bescheid. Hat die Aufgabe ein Nachweisformular, können Sie über „Nachweis erfassen“ und „Speichern“ noch Angaben ergänzen, solange der Einsatz gestartet ist.

Warum ist „Erledigt“ grau?

• Es fehlt noch eine Pflichtangabe – siehe „Fehlt: …“.
• Eine Zahl ist ungültig („Keine gültige Zahl“).
• Ein Foto wird gerade verarbeitet.
• Die Aufgabe ist gesperrt („blockiert“).

Kann ich ohne Internet arbeiten?

Ja. Erledigen, Nachweise und Fotos funktionieren auch ohne Netz und werden gesendet, sobald wieder Verbindung besteht. Siehe Offline arbeiten.